TWI JM 改善シートテンプレート｜現場改善を記録・共有するフォーマットと活用法

「改善活動はやっているのに、記録が残らない」「担当者が変わると取り組みがリセットされる」現場改善の現場でよく聞かれる悩みです。

TWI JMの4ステップは仕事のやり方を構造的に見直すための強力なフレームワークですが、そのプロセスを記録・共有するための「書式」がなければ改善の成果は属人化したままになります。

本記事では、TWI JMの4ステップに対応した改善シートテンプレートの構成・記入方法・活用事例・継続運用の仕組みをまとめて解説します。シートをそのまま現場で使えるかたちで提供しますので、ぜひご活用ください。

このシートの目的と使い方

なぜ「改善シート」が必要か

TWI JMは「仕事の分解→すべての細目を検討する→新しい方法を作る→新しい方法を採用する」という4ステップで改善を進めます。このステップ自体は明快ですが、取り組みを口頭だけで進めると次のような問題が起きがちです。

• 改善の背景・経緯が記録されず、なぜその方法に変えたかが後からわからなくなる
• 改善した内容が担当者の頭の中にとどまり、他の工程・他の拠点へ横展開できない
• 実施後の効果確認が曖昧になり、改善の成否を評価できない

改善シートは「JMの思考プロセスをそのまま紙（またはデータ）に落とし込む」ツールです。シートを埋めること自体が改善活動の構造化につながり、チーム内での議論・引き継ぎ・横展開を可能にします。

このシートの対象者と活用場面

• 現場責任者・班長・リーダー：改善案をまとめてチームに提案する場面
• 改善担当者・QCサークルメンバー：活動記録として蓄積する場面
• 人材育成担当者：OJT指導員がJMを教えるための手本シートとして活用する場面

製造業での活用が典型例ですが、サービス業・事務職の業務改善にも同様の構造で使えます。後述の業種別記入例を参考にしてください。

シートの構成（各欄の説明）

改善シート全体の構成

シートはJMの4ステップに対応した5つのブロックで構成します。以下の表に各欄の役割を整理します。

ブロック	欄名	対応するJMステップ	記入内容の概要
①基本情報	業務名・担当者・記入日・部署	（前提情報）	対象業務の特定・管理用メタ情報
②現状整理	現在のやり方・課題・問題点	Step1：仕事を分解する	現在の手順を要素分解し、問題の所在を明示する
③分解・分析	要素一覧・各要素の問いかけ結果	Step2：すべての細目を検討する	「なぜ・誰が・何を・どこで・いつ・どのように」で各要素を問い直す
④改善案	新しい方法・改善の根拠	Step3：新しい方法を作る	排除・結合・順序変更・簡素化の結果として生まれた新方法を記載
⑤実施確認	実施日・効果確認・次のアクション	Step4：新しい方法を採用する	実施後の状況・効果・残課題・横展開の可否を記録する

①基本情報欄

業務名は「〇〇ライン 部品取り付け工程」「受注処理 入力作業」など、改善対象が一目でわかる粒度で記入します。「製造部門の業務」のような抽象表現は避け、工程・作業単位まで絞り込むことがポイントです。

②現状整理欄

現在のやり方を手順ベースで箇条書きにします。「何を・どの順で・どのくらいの時間で」やっているかを記載します。その下に「課題・問題点」として、なぜ改善が必要かを具体的に書きます（例：「手待ちが発生する」「ミスが発生している」など）。

③分解・分析欄

現状の各手順要素に対してJM独自の問いかけを行います。主な問いは以下のとおりです。

• なぜその作業が必要か？（不要な要素の発見）
• 誰がやるべきか？（担当の最適化）
• いつ・どこでやるべきか？（タイミング・場所の見直し）
• どのようにやるべきか？（方法の改善）

この問いの結果として「排除できる」「他の要素と結合できる」「順序を変えられる」「もっと簡単にできる」のいずれかに分類します。

④改善案欄

③で出た気づきをもとに新しい手順・方法を具体的に記述します。「〇〇という手順を廃止し、△△に統合する」「順序を第3工程から第1工程に変更する」など、変更点を明確に書きます。改善の根拠（なぜそれが良いか）も一言添えると後から振り返りやすくなります。

⑤実施確認欄

実施日・実施者を記入し、新方法を試した後の状況（効果・問題点・メンバーの反応）を記録します。「横展開可能か」のチェック欄を設けると同様の改善が他の工程・他の拠点でも使えるかを判断しやすくなります。

記入方法（業種別の具体例）

以下の記入例はテンプレートの使い方を示すための参考例です。各数値は実際の現場状況に応じて変わります。

製造業での記入例：部品検査工程

欄	記入例
業務名	完成品外観検査（Aライン）
現状のやり方	①パレットから製品を1個取り出す②目視で全面確認③記録用紙に手書きで記入④パレットに戻す
課題	記録転記に時間がかかり、1シフトで累計のロスが発生している
分解・分析結果	「③手書き記録」に対して「なぜ手書きか？」→デジタル入力可能なタブレットが使われていない。「結合できる」と判断
改善案	タブレットへのタップ入力（OK/NGのみ）に変更。記録時間を大幅に短縮
実施確認	試行後：記録時間が顕著に短縮。ミス件数は変化なし。横展開可（BラインCライン）

サービス業での記入例：接客時の案内手順

欄	記入例
業務名	来店客への席案内〜注文受付
現状のやり方	①来店確認②席へ誘導③メニュー手渡し④一度下がる⑤呼ばれたら注文受付
課題	混雑時に呼ばれるタイミングがバラバラで、スタッフが席待機しなければならない場面が多い
分解・分析結果	「④一度下がる」はなぜ必要か？→慣習的に行っているだけで必須ではない。「③メニュー手渡し後すぐにおすすめを案内→その場で注文受付」の流れに変えられる
改善案	席案内→メニュー手渡し→おすすめ一言案内→その場で注文受付に変更。待機時間を削減
実施確認	注文受付までの時間が短縮。スタッフ「スムーズになった」との声。週末繁忙帯での検証が次のステップ

事務職での記入例：社内申請処理

欄	記入例
業務名	経費精算申請の確認・承認処理
現状のやり方	①申請書受領（紙）②金額・領収書確認③上長へメール転送④承認後システム入力⑤ファイリング
課題	紙→メール→システムと媒体を3回変換しており、入力ミスと処理遅延が発生している
分解・分析結果	「①紙受領」「③メール転送」はワークフローシステム上で一元化できる。媒体変換の工程を排除できる
改善案	申請・承認・記録をワークフローシステムに一本化。紙申請・メール転送を廃止
実施確認	処理リードタイムが大幅に改善。他部門の申請処理にも同様の仕組みを展開予定

このようにJM改善シートは業種を問わず「手順の分解→問いかけ→新方法の設計」という同じ構造で使えます。属人化解消と標準化の観点でもこのような記録の蓄積が有効です。

チームでの共有・活用方法

改善シートを起点にした議論の進め方

改善シートは個人が完成させてから提出するものではなく、チームで一緒に考えるための素材として使うと効果が高まります。以下のステップで運用することを推奨します。

• Step1：個人記入（②現状整理〜③分解・分析まで）：担当者が一人でシートの上半分を埋めてくる
• Step2：チームレビュー（10〜15分を目安に）：朝礼・週次ミーティングなどの短い時間に、③の問いかけ結果についてメンバーが意見を出し合う。「他にも排除できる要素はないか？」「別のやり方は？」など
• Step3：改善案の合意（④欄を埋める）：チームで合意した内容を④欄に記入し、誰が・いつ・何を実施するかを明確にする
• Step4：実施後報告（⑤欄を埋める）：実施後に効果確認し、⑤欄を記入して共有

フィードバックのポイント

シートのレビュー時に押さえたいフィードバックのポイントは次のとおりです。

• 「なぜその要素を残したのか」を問い返すことで思考の深掘りを促す
• 改善案の良し悪しを否定するのではなく、「別の視点はないか」を引き出すスタンスで進める
• ⑤実施確認の記入を義務化することで、「やりっぱなし」を防ぐ

指導者がJMのファシリテーションを行う場合は、TWI JI 指導チェックリストと併用することで教えるスキルと改善するスキルの両面を現場に定着させやすくなります。

デジタルツールを使った共有方法

改善シートは紙でも使えますが共有・蓄積の観点ではデジタル化が効果的です。

• スプレッドシート（GoogleスプレッドシートやExcel）：フォーマットを1シートに固定し改善ごとに行を追加していく。フィルタで業務名・部署・実施日で絞り込める
• 社内Wikiやドキュメントツール：改善シートをページ単位で管理しコメント機能でフィードバックを記録する
• 既存の業務改善ツール：Notionや社内イントラのフォーム機能を活用し提出〜共有を自動化する

どのツールを使う場合でも「シートの保存場所が全員に周知されている」「過去の改善シートを誰でも検索できる」の2点が最低限整っていることが重要です。

改善シートを継続的に使い続ける仕組み

蓄積データとして活用する

改善シートが溜まるほど組織にとっての「改善ナレッジベース」になります。蓄積されたシートを活用するには以下の観点で整理することが有効です。

• 改善パターンの分類：「排除」「結合」「順序変更」「簡素化」のどれが多いか集計する。頻出パターンは「この職場で効きやすい改善の型」として研修素材にできる
• 横展開候補のタグ付け：⑤実施確認欄の「横展開可否」を集計し、他部署・他工程への展開アクションを計画する
• 効果の見える化：時間短縮・ミス削減・コスト削減などを数値化し、月次や四半期でまとめる

定期的なレビューサイクルを設ける

改善シートを「提出して終わり」にしないために定期的なレビューの場を設けることが継続のカギです。推奨するサイクルの目安は以下のとおりです。

サイクル	内容	所要時間の目安
週次	直近の改善シートをチームで共有。実施中の案の進捗確認	10〜15分程度
月次	当月完了した改善の効果確認。横展開候補を抽出して次月の計画に反映	30〜45分程度
四半期	蓄積シートの傾向分析。改善活動の評価と表彰・フィードバック	1〜2時間程度

管理職・リーダーの関与を仕組みに組み込む

改善シートが定着しない最大の要因の一つは管理職がシートの存在を確認・評価する場を持っていないことです。「シートを出しても誰も見ていない」と感じると現場担当者の記入意欲は急速に下がります。

対策として改善シートの確認を管理職の週次タスクに組み込む、優れた改善案は部門会議で発表する機会を設けるなど、「シートを書くと評価・反応が返ってくる」という体験を仕組みとして設計してください。

改善シートを含むTWI全体を組織に根付かせる手順についてはTWI導入の進め方も合わせてご参照ください。TWI全体の導入・定着をフェーズで管理したい場合はTWI導入チェックリストも併せて活用することで準備から定着までの抜け漏れを防げます。

改善シートをOJT・育成ツールとして位置づける

改善シートはベテラン社員の改善活動を記録するだけでなく、若手・新人のOJT教材としても機能します。過去の改善シートを読むことで「どういう視点で問題を発見するか」「どう改善案を立てるか」の思考プロセスを学べるからです。

TWIの基本プログラムではJM（改善の仕方）はJI（仕事の教え方）・JR（人の扱い方）と並ぶ柱の一つです。改善シートをJMの実践記録として位置づけることで育成プログラム全体の中での改善活動の意味づけが明確になります。

まとめ

TWI JM改善シートは4ステップの思考プロセスをそのまま記録用紙に落とし込んだシンプルなツールです。以下のポイントを押さえて活用してください。

• シートの5ブロック構成（基本情報・現状整理・分解分析・改善案・実施確認）がJMの4ステップに対応している
• 業種を問わず使える：製造・サービス・事務のいずれでも同じ構造で運用できる
• 個人記入→チームレビュー→実施→効果確認のサイクルを回すことで改善が属人化しない
• 蓄積→横展開→育成活用まで設計すると改善シートが組織のナレッジ資産になる

まずは一枚、手近な業務の改善シートを書いてみることから始めてください。小さな記録の積み重ねが現場の改善文化を作り出します。